Wie klaagt er niet over de overvolle mailbox die vrijwel nooit meer leeg raakt? Met een paar simpele tips kan je daar iets aan doen, Mindfulness in actie!

Een onderzoeksteam van de universiteit van Glasgow in samenwerking met Modeuro Consult  vroeg aan de leidinggevenden van een Londens nutsbedrijf om voor het sturen van een mail even twee keer na te denken.

Het effect? Halvering van het aantal mails,  besparing van 11.000 arbeidsuren en meer rust voor de betrokkenen.

 

Onderzoeker Karen Renaud heeft drie simpele tips om de e-mail terreur te stoppen:

1-    Doorbreek de keten.
Vraag je vooraf af van wie je eigenlijk echt een reactie of respons verwacht. Mail/adresseer alleen die persoon (en voorkom de vele Cc’s)

2-    Weersta de snelheid.
E-mail leidt tot e-mail. Breek met de gewoonte om snel te reageren, dat lokt alleen maar meer mail uit. Een responstijd van 4 tot 12 uur is best nog acceptabel.

 3-    Denk aan de uitkomst, niet aan het (ogenschijnlijke) gemak.
Als je iemand op kantoor even kunt opzoeken of kunt bellen/chatten, doe dat dan. Het lijkt er misschien op dat een email productiever is maar een e-mail-keten is meestal het gevolg. Persoonlijk contact bespaart tijd.

 

Bron: Mindful-magazine april 2014

Deze, en andere concrete tips komen o.a. ook aan de orde in de workshops die wij organiseren voor het bedrijfsleven.
Kijk hier voor de mogelijkheden.